Features | Caratteristiche del software Gestione Qualità

Il software Qualibus migliora la qualità, l’ambiente e la sicurezza sul lavoro per una gestione più efficiente e sostenibile dell’azienda. È un valido aiuto per tutto il personale, in particolare quando è indispensabile contenere i costi e assicurare la massima cura nell’attuazione degli impegni. È la soluzione ideale per pianificare e monitorare i processi analizzando i dati in tempo reale, coordinare le attività proprie e quelle dei collaboratori, migliorare la comunicazione interna e le relazioni con le interfacce esterne, consentendo sensibili risparmi di risorse ed una sostanziale riduzione delle possibilità di errore.



Calendar

Calendar

Calendar è la home di Qualibus, dove è possibile visualizzare (con viste diverse: giornaliera, 5 giorni, settimanale, mensile, annuale, agenda, griglia e scaduti) gestire e chiudere gli impegni in cui l’utente è coinvolto, compresi quelli scaduti, ad esempio:

  • nei processi quali NC, Reclami, Incidenti, Infortuni e Near Miss, Azioni di miglioramento, Riesami, Analisi del Contesto, Controlli, Valutazioni, Formazione e Audit
  • nelle attività di progetto programmate o consuntive
  • negli interventi programmati o straordinari per la manutenzione di infrastrutture, per tarature strumenti e scadenze di sistema

In funzione dei privilegi assegnati l’utente può visualizzare e/o chiudere anche impegni di altro personale

Risorse Umane

Risorse Umane

Qualibus favorisce il coinvolgimento delle Risorse Umane grazie alla efficace gestione dei processi relativi quali:

  • Anagrafiche (Personale, Titoli Formativi, Funzioni e Organigrammi)
  • Formazione, informazione e addestramento
  • Controllo del GAP formativo
  • Consegna DPI
  • Inserimento lavorativo, carriera e cambio mansione
  • Incidenti, Infortuni, Near Miss e sorveglianza sanitaria (esami, accertamenti, visite mediche e giudizio di idoneità)
  • Richiesta ferie, Segnalazioni e proposte del Personale
  • Valutazioni Requisiti e Competenze
  • Monitoraggio del clima aziendale

Infrastrutture e Strumenti

Infrastrutture e Strumenti IT Impianto Termico

Qualibus migliora l’ambiente di lavoro grazie alla gestione efficace di Infrastrutture e Strumenti e dei processi collegati quali:

  • Gestione anagrafiche (Infrastrutture, Strumenti, Articoli, DPI, Rischi, Sostanze pericolose) Programmazione e gestione degli interventi di manutenzione ordinaria
  • Controllo e taratura delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione
  • Richiesta e gestione di interventi straordinari
  • Verifica delle attrezzature, identificate da tag associati ai dispositivi da controllare grazie a TAG Application registrando in automatico le attività svolte

Comunicazioni

Comunicazioni 2

Qualibus favorisce la comunicazione e migliora le relazioni tra il personale grazie ai Messaggi e Discussioni (chat)
Le comunicazioni possono essere collegate a Documenti, processi, progetti o anagrafiche.
Oltre ai messaggi standard, Qualibus recapita messaggi automatici (anche grazie a Mail Sender) per:

  • effettuare la distribuzione controllata dei documenti
  • informare gli utenti dell’avvio di un nuovo evento, dell’attuazione di una disposizione oppure che non è stata chiusa in tempo
  • informare gli interessati (compresi Clienti e Fornitori) dell’impegno (anche in anticipo)

Gestione Documentale

Gestione Documentale

Qualibus azzera la carta e riduce il tempo necessario per la gestione dei documenti (importazione, esportazione, ricerca, inserimento, revisione, verifica, approvazione e distribuzione) di ogni tipo di documento:

  • di origine interna (manuali, procedure, istruzioni, specifiche, modelli, disegni, ecc.)
  • di origine esterna (norme, leggi e regolamenti, documenti del cliente, schede di sicurezza, valutazioni di rischio, autorizzazioni, campionamenti, ecc.)

Ciascun utente accede alle cartelle in funzione dei ruoli che gli sono stati assegnati aumentando la sicurezza di documenti e dati.
La distribuzione automatica può essere attivata per ogni cartella e subdirectory
Ogni accesso ai documenti è controllato e registrato automaticamente

IntranetDocs

intranet-docs

IntranetDocs è un’applicazione web che consente l’accesso in sola lettura ai Documenti di Qualibus nell’ultima revisione approvata.

L’accesso può essere pubblico con autologin (in questo caso si accede con i ruoli di visibilità di uno specifico utente) o protetto da password.

La configurazione si effettua in Opzioni Documenti / Parametri.

Quando possibile, i documenti pubblicati sono visualizzati direttamente nel browser, altrimenti scaricati.

In tutti i casi è possibile sempre controllare chi ha effettuato l’accesso ai documenti.

Firma grafometrica



All’interno di Qualibus è stata integrata un’apposita funzione, che permette la firma grafometrica sui documenti.

Con pochi semplici comandi è possibile infatti creare un apposito spazio dedicato all’apposizione della firma in un pdf.

Cliccando nell’apposito campo si attiva la tavoletta connessa e si può apporre la firma.

È possibile aggiungere anche altre firme nel documento.

Ogni firma ha il proprio “time stamp” dell’apposizione.

Gestione Processi

Gestione processi

Il potente motore di workflow rende Qualibus un sistema efficace per automatizzare i processi e velocizzare le decisioni.
I processi (eventi in Qualibus) sono avviati da modelli pre-configurati.
L’utente interessato:

  • è informato del nuovo Evento grazie agli impegni visibili in Calendar ed a messaggi
  • segue nel tempo il processo relativo mantenendo traccia delle azioni svolte
  • attua quanto specificato
  • raccoglie e registra i dati necessari compresi i costi
  • Inserisce i documenti ricevuti ed emette quelli previsti mantenendoli nella sezione “Comunicazioni”

Processi Primari / CRM



Qualibus agevola la pianificazione e conduzione dei processi primari perché permette di:

  • Accedere a dati, cruscotti e consultazioni su prodotti e servizi erogati
  • Migliorare le relazioni tra tutte le interfacce coinvolte (Personale, Fornitori e Clienti)
  • Identificare gli impegni derivanti dai processi in cui l’utente è coinvolto
  • Gestire i Contratti con i Fornitori ed i Controlli in accettazione

Qualibus sostiene l’orientamento al Cliente ed in generale la gestione delle relazioni (CRM) garantendo anche il monitoraggio nel tempo delle:

  • Caratteristiche ed esigenze del Cliente (tramite le varie sezioni dell’anagrafica)
  • Trattative Commerciali, Prodotti / Servizi forniti e Reclami
  • Valutazioni della soddisfazione

Progettazione e sviluppo

PROCESSI PRIMARI -Progetti 2018-01 Progetto METRO di ROMA - 01

La Progettazione e lo sviluppo di prodotti e servizi nuovi sono sotto controllo in modo semplice con Qualibus. Il modulo Progetti è facilmente personalizzabile ed è integrato con il Calendar dove ogni informazione viene notificata alle interfacce in funzione dei ruoli e delle responsabilità ricoperte nel progetto garantendo anche la massima sicurezza dei dati trattati. Ogni nuovo progetto può essere avviato da un modello predefinito ed in funzione delle necessità possono essere gestiti:

  • l’insieme di risorse e requisiti di base
  • ogni tipo di documento
  • le interfacce coinvolte
  • la pianificazione delle fasi
  • riesami, verifiche e validazioni
  • gli output
  • attività, costi e ricavi
  • le modifiche alla progettazione e sviluppo

Grazie alle statistiche, cruscotti, consultazioni ed al Gantt è garantito il coordinamento delle interfacce, il monitoraggio delle attività e del margine di contribuzione con la possibilità di prendere decisioni sulla base dei fatti.

Gestione Commesse

GESTIONE COMMESSE - Progetti

Qualibus permette di pianificare e tenere sotto controllo ogni commessa grazie alla possibilità di:
definire priorità, fasi, responsabilità, date previste

  • programmare e gestire attività, costi e ricavi
  • monitorare sistematicamente la commessa, anche attraverso l’estrazione veloce di dati e grafici
  • agevolare la collaborazione all’interno di ogni gruppo di lavoro

Grazie a Qualibus ed anche con QMobile è possibile gestire inoltre:

  • Trasferte, attività e controlli
  • Segnalazioni e reclami dei clienti
  • Non Conformità

Monitoraggio e Miglioramento

Monitoraggio e Miglioramento

Qualibus permette di:

  • Tenere sotto controllo l’intera Organizzazione che è sempre in evoluzione
  • Ridurre Stress e costi dovuti a inefficienze ed errori
  • Valutare i traguardi consuntivi confrontandoli con quelli attesi
  • Analizzare gli andamenti grazie a Consultazioni e Cruscotti per prendere decisioni in base alle evidenze riscontrate

ed inoltre la gestione dei seguenti processi:

  • Audit (interni, a fornitori, da Clienti e di Certificazione)
  • Riesame di Direzione
  • Riunione periodica della sicurezza
  • Valutazione soddisfazione dei Clienti
  • Valutazione accettabilità dei Fornitori
  • Azioni di miglioramento (Correttive, Preventive, Obiettivi Aziendali e Personali, 8D Report, ecc.)

QMobile

QMobile

QMobile è un’applicazione web per Smartphone e Tablet funzionante con qualsiasi browser HTML5 che permette all’utente in particolare di:

  •  scrivere e consultare i messaggi ricevuti ed inviati
  • consultare e gestire i propri impegni (disposizioni da Eventi, Attività e costi da progetti, interventi da Infrastrutture, strumenti ed altre anagrafiche, compilare le check list di Eventi e di Interventi, ecc.)
  • inserire e modificare Attività e Costi dei progetti
  • Consultare e caricare file (documenti tipo Comunicazioni, immagini e filmati) in Eventi e Progetti nei quali l’utente ha il ruolo di accesso
  • consultare, modificare ed inserire Memo
  • ricercare e scaricare documenti archiviati nel modulo Documenti in funzione dei ruoli
  • consultare la Rubrica del Personale, Clienti/Fornitori ed i relativi contatti in funzione dei ruoli
  • Registrare Unità (km, ore, quantità, altro) in altre anagrafiche

Office Addin

Office Addin

Permette di archiviare automaticamente nei processi di Qualibus, le e-mail inviate o ricevute. Il modulo è un Addin di Microsoft Office e si interfaccia con Outlook.
L’utente in possesso dei privilegi necessari su un modulo può archiviare le mail in entrata direttamente da Outlook richiamando le funzionalità del menu contestuale per:

  • Inviare una o più e-mail e/o gli allegati ad un Modulo Qualibus (Anagrafica, evento, progetto, ecc.), ad una cartella di documenti o ad un modulo recente o preferito di Qualibus
  • Visualizzare a quale Modulo / Cartella l’e-mail è stata collegata

Al momento dell’archiviazione delle e-mail in entrata / uscita il sistema controlla che non ci siano state precedentemente altre archiviazioni della stessa e-mail o allegato per evitare doppioni.

QApp Gap Formativo

GAP Formativo

È una QApp web based di Qualibus che consente di monitorare la formazione obbligatoria di tutto il personale attraverso definizione di Titoli Formativi, modelli di addestramento e scadenze.

L’applicazione permette anche di avviare le formazioni necessarie sulla base del Gap Formativo.

Vedi il Caso Studio per approfondimenti

Sorveglianza Sanitaria

Schema Sorveglianza Sanitaria

Sono disponibili i seguenti moduli per la Sorveglianza Sanitaria (medicina del lavoro):

Per le Aziende Sanitarie

Per tutte le altre Imprese

Detti moduli permettono di:

  • assegnare ad ogni mansione un determinato protocollo sanitario con relative periodicità, esami ed accertamenti
  • gestire in modo semplice le Visite Mediche (programmazione e registrazione)
  • visualizzare gli esiti delle visite mediche di ogni lavoratore con relativo giudizio di idoneità
  • mantenere traccia delle variazioni nel tempo delle mansioni e delle eventuali inidoneità del personale
  • monitorare in tempo reale lo stato del personale relativamente alla sorveglianza sanitaria
  • risparmiare risorse
  • registrare i dati necessari richiesti
  • trasmettere le informazioni al lavoratore e a tutti gli interessati in modo automatico migliorando la condivisione di dati e la comunicazione interna
  • ridurre gli errori e la carta in circolazione
  • monitorare i processi in modo semplice ed analizzare i dati in tempo reale
  • gestire e coordinare gli impegni di tutti

Vuoi saperne di più? Dai un’occhiata al flyer sulla Sorveglianza SSH

Mail Sender

Mail Sender

Il Modulo genera messaggi e/o e-mail automatici agli utenti e/o a destinatari esterni, in anticipo, in data di esecuzione o in ritardo rispetto a una data di scadenza programmata.
Destinatari dei messaggi possono essere:

  • il responsabile del processo
  • altri soggetti coinvolti nel processo
  • l’utente che ha approvato un documento
  • altri, interni oppure Clienti/Fornitori.

MailSender permette di:

  • generare notifiche automatiche trasmesse con messaggi Qualibus e/o e-mail relativamente a Disposizioni da Eventi, Interventi da Infrastrutture o Strumenti o Scadenzari e data di validità di un documento dal modulo Documenti
  • inviare i messaggi automatici solo con e-mail secondo le configurazioni effettuate in Applications Manager-Utenti

Ricerche e Consultazioni

Ricerche e Consultazioni

Tutti i moduli di Qualibus sono dotati di funzionalità avanzate di Ricerca per l’individuazione rapida di una scheda, e di Consultazione, per una analisi approfondita dei dati e delle informazioni contenute.
Il sistema fast-lookup per la ricerca veloce dei record è già attivo al momento dell’apertura del modulo: è sufficiente digitare sulla tastiera anche una parte qualsiasi del nome della scheda o del codice da ricercare che la ricerca isolerà velocemente la scheda desiderata. I dati imputati per la ricerca veloce vengono ricercati non su una ma su tutte le colonne che individuano il record.
In ogni modulo la sezione Consultazioni permette la ricerca, la selezione ed il salvataggio dei filtri di ricerca che sono disponibili anche in Recenti e Preferiti del Calendar.
Ogni consultazione è anche esportabile in file (XML, Excel, html o testo) per essere elaborati autonomamente dall’utente

Cruscotti

Cruscotti

Attraverso Cruscotti è possibile lanciare query e visualizzare l’output in una griglia, utilizzare griglie e grafici pivot, realizzare report articolati con diverse opzioni.
I cruscotti sono di due tipi: standard e avanzati.
I primi sono la combinazione di una griglia standard e di una griglia pivot con relativo grafico.
I cruscotti avanzati sono invece un report generato con Report Builder e si attivano da tale modulo.
Selezionando il Cruscotto viene visualizzato il corrispondente grafico salvato.
Sul grafico è possibile operare modifiche e personalizzazioni, copiare negli appunti l’immagine o e esportare la griglia pivot.

Stampe

Stampe

Qualibus propone una serie di stampe predefinite in versioni standard e, a seconda del modulo da cui vengono richiamate, propongono output di stampa che riassumono le informazioni contenute nelle diverse sezioni della scheda / modulo.

È possibile emettere stampe personalizzate configurabili dall’utente in numero illimitato.

Privilegi e Ruoli

Privilegi e ruoli

In Applications Manager vengono assegnati a ciascun utente i privilegi per ogni modulo Qualibus. Oltre ai normali privilegi (Esegui, Inserisci, Modifica, Elimina, Esporta, ecc.), particolari funzioni possono essere attribuite agli utenti attraverso l’assegnazione di Privilegi personalizzati.

Con la definizione dei Ruoli, in alcuni moduli di Qualibus (Anagrafiche Personale, Clienti e Fornitori, Documenti, Scadenzari, Infrastrutture, Strumenti ed Eventi) c’è la possibilità di aumentare ed affinare il controllo dato dai privilegi.

Privilegi e Ruoli di un utente modello possono essere copiati su altri utenti