Aumentare il coinvolgimento e semplificare la gestione del sistema grazie alle segnalazioni del personale
Le segnalazioni del personale
Qualibus offre un grande supporto nella gestione del cambiamento, per aumentare il coinvolgimento del personale e semplificare il sistema di gestione in ogni Azienda.
Attraverso l’uso di uno strumento condiviso da tutto il personale dell’Organizzazione, ciascun utente:
- può segnalare qualsiasi problema o esigenza in modo semplice
- essere certo che la segnalazione giunga alla persona giusta immediatamente
- ricevere automaticamente un riscontro della segnalazione effettuata.
Ogni segnalazione è sotto controllo e gestita in modo sistematico e semplice dal Responsabile.
Configurazione dei modelli di segnalazione
Il responsabile del sistema provvede a configurare una serie di modelli in modo che ciascun utente possa avviare un processo senza preoccuparsi di stabilire a chi inviare la segnalazione, in che modo informare gli interessati e quale flusso seguire.
Ogni modello può contenere un’istruzione specifica, un workflow predefinito ed una serie di dati personalizzati utili per la segnalazione e la registrazione di tutti i dati necessari a gestire il processo.
A titolo di esempio si possono ipotizzare i seguenti modelli di segnalazione assegnati e gestiti da diversi responsabili
- Problema Sicurezza o comportamento pericoloso a RSPP
- Problema diverso a RSG
- Problema IT a ITM
- Problema su apparecchiature a RMAN
- Proposta di miglioramento a DIR
Nelle aziende meno strutturate è possibile ridurre i modelli ad esempio:
- Problema diverso a RSG
- Problema su apparecchiature a RMAN
- Proposta di miglioramento a DIR
Nelle Microimprese si può fare riferimento ad un unico modello a carico di RSG.
Gestione della segnalazione
L’utente interessato avvia una segnalazione accedendo al menu Qualibus e selezionando la classe di eventi relativa
Clicca su Nuovo e seleziona il modello
seguendo le istruzioni
Il proponente provvede ad immettere titolo e dati obbligatori richiesti
Cliccando su Applica il WorkFlow si attiva ed è possibile visualizzare lo stato del processo
In funzione del WorkFlow definito sul modello il Responsabile viene informato tramite un messaggio automatico
e visualizza l’impegno sul Calendar
Il Responsabile accede all’evento direttamente dall’impegno sul Calendar, effettua l’analisi della segnalazione e provvede conseguentemente a definire i dati personalizzati obbligatori in base alla scelta effettuata (Disposizione / trattamento o Verifica trattamento o Chiusura evento).
Nel caso in esame il Responsabile ha chiuso la segnalazione senza altre disposizioni ed ha registrato tutti i dati necessari richiesti.
In altri casi è possibile assegnare una disposizione diversa a che deve attuare il trattamento definito dal responsabile oppure verificare l’attuazione del trattamento stabilito.
Avvio di un nuovo evento collegato alla segnalazione
Quando opportuno a seguito della analisi della segnalazione l’utente responsabile può avviare un evento (ad esempio una NC o una Azione di Miglioramento) cliccando sul + verde nella barra di avvio rapido
Il nuovo evento resta Collegato alla segnalazione e visibile, compreso lo stato, nella sezione “Collegamenti”.
Conseguentemente, nei riferimenti del nuovo evento, sarà linkata automaticamente la Segnalazione da cui ha avuto avvio.
Benefici
Grazie a Qualibus è possibile:
- aumentare il coinvolgimento del personale anche in fase di implementazione iniziale del sistema
- semplificare il sistema di gestione e la condivisione di dati e informazioni
- segnalare qualsiasi problema o esigenza in modo semplice
- essere certi che la segnalazione giunga alla persona giusta immediatamente
- ricevere automaticamente un riscontro della segnalazione effettuata
- tenere ogni segnalazione sotto controllo e gestirla in modo sistematico e semplice
- mantenere le segnalazioni sempre linkate ai processi collegati ed alle anagrafiche interessate
- definire responsabilità, modalità, tempi di attuazione informando gli interessati degli impegni e di eventuali ritardi nell’attuazione
- mantenere traccia sistematicamente in modo automatico delle attività svolte e dei dati raccolti.
Con Qualibus tutto è sempre sotto controllo:
- “chi” (responsabilità)
- “che cosa” (azione da intraprendere e risultato da raggiungere)
- “in che modo” (sviluppare l’azione e verificare l’efficacia)
- “quando” (date e tempo stabilito per sviluppare, completare e verificare l’azione)