07/05/2019

Aumentare il coinvolgimento e semplificare la gestione del sistema grazie alle segnalazioni del personale

Le segnalazioni del personale

Qualibus offre un grande supporto nella gestione del cambiamento, per aumentare il coinvolgimento del personale e semplificare il sistema di gestione in ogni Azienda.
Attraverso l’uso di uno strumento condiviso da tutto il personale dell’Organizzazione, ciascun utente:

  • può segnalare qualsiasi problema o esigenza in modo semplice
  • essere certo che la segnalazione giunga alla persona giusta immediatamente
  • ricevere automaticamente un riscontro della segnalazione effettuata.

Ogni segnalazione è sotto controllo e gestita in modo sistematico e semplice dal Responsabile.

Configurazione dei modelli di segnalazione

Il responsabile del sistema provvede a configurare una serie di modelli in modo che ciascun utente possa avviare un processo senza preoccuparsi di stabilire a chi inviare la segnalazione, in che modo informare gli interessati e quale flusso seguire.
Ogni modello può contenere un’istruzione specifica, un workflow predefinito ed una serie di dati personalizzati utili per la segnalazione e la registrazione di tutti i dati necessari a gestire il processo.
A titolo di esempio si possono ipotizzare i seguenti modelli di segnalazione assegnati e gestiti da diversi responsabili

  • Problema Sicurezza o comportamento pericoloso a RSPP
  • Problema diverso a RSG
  • Problema IT a ITM
  • Problema su apparecchiature a RMAN
  • Proposta di miglioramento a DIR

Nelle aziende meno strutturate è possibile ridurre i modelli ad esempio:

  • Problema diverso a RSG
  • Problema su apparecchiature a RMAN
  • Proposta di miglioramento a DIR

Nelle Microimprese si può fare riferimento ad un unico modello a carico di RSG.

Gestione della segnalazione

L’utente interessato avvia una segnalazione accedendo al menu Qualibus e selezionando la classe di eventi relativa

Clicca su Nuovo e seleziona il modello

seguendo le istruzioni

Il proponente provvede ad immettere titolo e dati obbligatori richiesti

Cliccando su Applica il WorkFlow si attiva ed è possibile visualizzare lo stato del processo

In funzione del WorkFlow definito sul modello il Responsabile viene informato tramite un messaggio automatico

e visualizza l’impegno sul Calendar

Il Responsabile accede all’evento direttamente dall’impegno sul Calendar, effettua l’analisi della segnalazione e provvede conseguentemente a definire i dati personalizzati obbligatori in base alla scelta effettuata (Disposizione / trattamento o Verifica trattamento o Chiusura evento).

Nel caso in esame il Responsabile ha chiuso la segnalazione senza altre disposizioni ed ha registrato tutti i dati necessari richiesti.
In altri casi è possibile assegnare una disposizione diversa a che deve attuare il trattamento definito dal responsabile oppure verificare l’attuazione del trattamento stabilito.

Avvio di un nuovo evento collegato alla segnalazione

Quando opportuno a seguito della analisi della segnalazione l’utente responsabile può avviare un evento (ad esempio una NC o una Azione di Miglioramento) cliccando sul + verde nella barra di avvio rapido

Il nuovo evento resta Collegato alla segnalazione e visibile, compreso lo stato, nella sezione “Collegamenti”.
Conseguentemente, nei riferimenti del nuovo evento, sarà linkata automaticamente la Segnalazione da cui ha avuto avvio.

Benefici

Grazie a Qualibus è possibile:

  • aumentare il coinvolgimento del personale anche in fase di implementazione iniziale del sistema
  • semplificare il sistema di gestione e la condivisione di dati e informazioni
  • segnalare qualsiasi problema o esigenza in modo semplice
  • essere certi che la segnalazione giunga alla persona giusta immediatamente
  • ricevere automaticamente un riscontro della segnalazione effettuata
  • tenere ogni segnalazione sotto controllo e gestirla in modo sistematico e semplice
  • mantenere le segnalazioni sempre linkate ai processi collegati ed alle anagrafiche interessate
  • definire responsabilità, modalità, tempi di attuazione informando gli interessati degli impegni e di eventuali ritardi nell’attuazione
  • mantenere traccia sistematicamente in modo automatico delle attività svolte e dei dati raccolti.

Con Qualibus tutto è sempre sotto controllo:

  • “chi” (responsabilità)
  • “che cosa” (azione da intraprendere e risultato da raggiungere)
  • “in che modo” (sviluppare l’azione e verificare l’efficacia)
  • “quando” (date e tempo stabilito per sviluppare, completare e verificare l’azione)