La Firma Grafometrica nei Documenti
La firma grafometrica aumenta l’efficienza dei processi aziendali. Apporre firme autografe sotto i documenti rallenta spesso l’attività: ogni documento deve essere infatti prima stampato, poi firmato e quindi scannerizzato.
Oggi la soluzione è la firma grafometrica. Studiata per gestire in digitale l’apposizione delle firme ai documenti, grazie ad un apposito software ed una periferica, consente di apporre una o più firme con estrema velocità. Questa soluzione permette da un lato di ridurre sensibilmente l’uso della carta e velocizzare i passaggi, e dall’altro avere la garanzia del pieno valore legale del documento che viene sottoscritto.
La firma grafometrica soddisfa infatti i requisiti previsti per la “Firma Elettronica”, configurandosi come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. E grazie all’utilizzo dei tablet dove apporre la firma, consente la digitalizzazione “ab origine” di tutti i documenti.
Questa soluzione è fondamentale per dematerializzare le pratiche aziendali (verso cui stanno puntando le normative europee). È utile per l’utilizzo in azienda, ma anche nei rapporti con i propri clienti, velocizzando i rapporti e la sottoscrizione dei contratti.
Mentre si appone la firma il sistema software acquisisce i dati della firma e li codifica in modo protetto nel documento firmato, creando un legame indissolubile tra documento e firma.
Firma Grafometrica integrata con Qualibus
In Qualibus è stata integrata un’apposita funzione, che permette la firma grafometrica sui documenti. Con pochi semplici comandi è possibile infatti creare un apposito spazio dedicato all’apposizione della firma in un pdf. Cliccando nell’apposito campo si attiva la tavoletta connessa e si può apporre la firma. È possibile aggiungere anche altre firme nel documento. Ogni firma ha il proprio “time stamp” dell’apposizione.
Configurazione del software
In Opzioni Utente/Varie/Impostazioni periferiche è possibile configurare il software di firma grafometrica per la firma dei file pdf.
Istruzioni per apporre la firma grafometrica con Qualibus
Quando l’applicazione è configurata il nuovo comando “Estrai per firma” appare in Documenti/comunicazioni di tutti i moduli: utilizzandola, il pdf viene aperto con il software di firma ed è possibile apporre una firma grafometrica direttamente da Qualibus.
Molto efficace la funzionalità con “Nuovo da stampa” che permette di mantenere nel processo relativo il file in .pdf. La funzionalità è legata al modulo “Q-Sign” compatibile con LCD Signature Pad a colori della Signotec, per poter apporre la firma grafometrica sui documenti.
Ipotizziamo una consegna di DPI a Susanna Montico
in Documenti / Comunicazioni attivo il menu interattivo “Nuovo da stampa” selezionando “Consegna DPI” con output in .pdf
Sarà quindi possibile raccogliere l’autografo del dipendente estraendo il file per firma.
Mantenendo in questo modo il file nel processo senza produrre carta inutile ed avendo al contempo la certezza della firma grafometrica con certificato e data certa.
Video
Qui potete trovare un utile video tutorial per l’utilizzo della Firma grafometrica nei documenti .pdf